Онлайн-кассы для ИП

С 1 июля 2019 года ИП, за исключением отдельных категорий, обязаны принимать наличную и безналичную оплату за товары и услуги с применением онлайн-касс. Эта норма установлена законом от 22.05.2003 №54-ФЗ, регламентирующим применение контрольно-кассовой техники (ККТ) при расчётах (отсюда и частое употребление термина «касса 54-ФЗ»).

Поскольку это нововведение затрагивает интересы миллионов ИП, законодатель предусмотрел поэтапный переход на работу с онлайн-кассами. Их обязаны использовать как те, кто и раньше применял ККТ, так и те, кто был избавлен от этой необходимости. Сроки перехода установлены в зависимости от вида деятельности ИП, налогового режима и наличия сотрудников, работающих по трудовым договорам.

После этого срока без онлайн-касс имеют право работать категории ИП, для которых фискализация выручки сочтена нецелесообразной. Это уличная торговля, в том числе с машин, некоторыми продуктами питания и печатной периодикой, а также другие виды малого и микробизнеса. Также не требуется применять онлайн-ККТ при работе ИП с физлицами в определённых ситуациях, например при оплате покупок с перечислением на расчётный счёт через кассу банка.

За неисполнение обязанности использовать онлайн-кассу для расчётов с потребителями товаров и услуг на предпринимателя может быть наложен штраф. Его размер колеблется от ¼ до 1/2 оборота без применения кассы (не менее 10 тыс. руб.).

Минусы для предпринимателей от использования онлайн-касс:

• на приобретение и запуск ККТ в работу необходимо потратить деньги, кроме того, оплачиваются услуги оператора фискальных данных (ОФД);
• налоговая получает оперативный доступ к информации о выручке, а это противоречит менталитету многих отечественных предпринимателей.

В то же время онлайн-кассы – это устройства, которые не только передают информацию в налоговую, но и помогают повысить эффективность бизнеса:

1. уменьшается потребность налоговой в бумажной отчётности и выездных проверках ИП;
2. предприниматели приобщаются к современным технологиям, «цифровизируются», навсегда прощаясь с блокнотами и тетрадками;
3. программные средства ККТ нового поколения дают возможность анализировать продажи, получать статистику, контролировать остатки и работу кассиров;
4. на кассы можно устанавливать дополнительные приложения и интегрировать их с внешними комплексами (бухгалтерия, склад и пр.);
5. для регистрации онлайн-кассы нет необходимости личного посещения налоговой, процедура может выполняться онлайн;
6. исчезает необходимость в услугах центра технического обслуживания и их оплате;
7. для отдельных категорий ИП законодательно установлена возможность получения налогового вычета до 18 тыс. руб. за одно устройство.

На рынке онлайн-касс представлено большое количество моделей, от дорогостоящих стационарных комплексов до недорогих мобильных устройств. Выбор конкретной ККТ определяется спецификой бизнеса и финансовыми возможностями ИП.

Кроме одобрения налоговой при выборе онлайн-кассы предприниматель должен учитывать и другие обстоятельства, среди которых можно отметить:

• срок, в течение которого ККТ должна быть запущена (если «вчера», то правильнее будет найти поставщика, у которого техника в наличии);
• параметры бизнеса и инфраструктуры (торговые обороты, модель обслуживания – стационарно, выезд или через интернет, объём информации на чеке, применяемые программные средства, продаётся ли алкоголь, наличие интернета и качество связи и пр.);
• характеристики ККТ (функционал программ, возможность сопряжения с внешними устройствами, скорость печати чеков и т.д.);
• стоимость ККТ.

Кассовую технику 54-ФЗ, как и другие программно-аппаратные комплексы, можно приобрести в организациях, которые специализируются на её продаже и обслуживании, но не только. Предлагают онлайн-кассы и некоторые банки, что не является их профильной деятельностью – они скорее выступают своего рода витриной, где выставляется товар. Поскольку онлайн-ККТ, как правило, подключается к эквайрингу, такие предложения видятся закономерными.

Чтобы соблюсти требования закона 54-ФЗ, к онлайн-кассе должен быть дополнительно приобретён фискальный накопитель. Это устройство для накопления и хранения информации о продажах на 13/15 или 36 месяцев. Стоимость комплекта колеблется в широком диапазоне: самый недорогой может обойтись в 15 тыс. руб., а верхняя планка цен располагается в районе 200-250 тыс. руб.

Онлайн-ККТ ИП может приобрести в собственность, а также взять в аренду. Так, Сбербанк предлагает не только традиционные финансовые услуги типа открытия вкладов, но и кассы модельного ряда Эвотор с фискальным накопителем в комплекте с арендной платой от 1800 руб. в месяц. Кроме того, банк декларирует доставку, подключение к ОФД, ремонт и срочную замену ККТ без взимания дополнительной платы.

Чтобы касса 54-ФЗ могла полноценно работать, она должна передавать фискальные данные в налоговую. Для этого ИП после приобретения и установки ККТ должен пройти процедуру (можно онлайн), состоящую из следующих шагов:

1. получить в налоговой квалифицированную электронную подпись (если её нет);
2. заключить договор с ОФД (перечень операторов есть на сайте налоговой);
3. в кабинете ККТ на сайте налоговой заполнить и отправить заявление на регистрацию кассы;
4. получить из налоговой регистрационный номер;
5. в течение одного дня ввести его в фискальный накопитель и передать в налоговую отчёт о регистрации;
6. получить из налоговой регистрационную карту, данные из которой нужно указать в личном кабинете на сайте ОФД.